Der Onboarding-Prozess verläuft in drei Phasen. Welche Aufgaben in jeder Phase auf HR zukommen und mit welchen Instrumenten der Onboarding-Prozess gestaltet werden kann, zeigen wir in diesem Kapitel.
Der Onboarding-Prozess verläuft in drei Phasen. Welche Aufgaben in jeder Phase auf HR zukommen und mit welchen Instrumenten der Onboarding-Prozess gestaltet werden kann, zeigen wir in diesem Kapitel.
Um begehrte Fachkräfte frühzeitig ans Unternehmen zu binden ist ein gutes Onboarding Konzept unerlässlich. Der gesamte Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach der Probezeit. Das Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen.
Onboarding Phase für Vorbereitung (Preboarding)
Die Vorbereitungsphase umfasst die Zeitspanne vom Beginn der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag. Diese Phase des Onboarding kann auch als Preboarding bezeichnet werden. Das Ziel dieser Phase ist es, das Signal eines professionellen Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeiter kümmert.
Diese Onboarding-Phase beinhaltet folgende Aufgaben für HR:
- Wichtige Informationen zusenden – über das Gesamtunternehmen (z.B. Leitbild, Unternehmensbroschüren),
- über den zukünftigen Arbeitsbereich, über Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung.
- Weisen Sie explizit darauf hin, als HR-Verantwortlicher jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen.
- Klären Sie offene Fragen: Was benötigen Sie als Firma vom zukünftigen Mitarbeiter, damit Sie den Arbeitsplatz optimal vorbereiten können? Wird zum Beispiel ein Hort- oder Kindergartenplatz benötigt? Welche Arbeitszeiten sind Kernarbeitszeiten und in welchem Zeitfenster kann der Neue nach eigenen Zeit-Bedürfnissen arbeiten.
- Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, Stellenbeschreibung, Organigramm und Ähnliches mehr, falls noch nicht vorhanden.
- Bestimmen Sie einen Kollegen als Paten.
- Legen Sie als Vorgesetzter die Gesprächstermine zur Abstimmung über gegenseitige Erwartungen, Ziele und für Feedback der ersten drei Monate fest.
- Gestalten Sie den zukünftigen Arbeitsplatz und organisieren Sie die Arbeitsmittel (wie zum Beispiel: Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Schlüssel, Namensschilder etc.) beziehungsweise delegieren Sie diese vorbereitenden Aufgaben.
- Informieren Sie Kollegen und alle Beteiligten / Betroffenen über den Stellenantritt eines neuen Mitarbeiters.
Onboarding Phase für Orientierung
Die Orientierungsphase umfasst die Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat. Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen, indem er das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennen- und verstehen lernt. In dieser Onboarding-Phase muss das Unternehmen für Folgendes sorgen.
Erster Arbeitstag:
- Begrüßung
- mit Kollegen bekannt machen
- Paten zuweisen
- Gespräch mit Vorgesetztem
- Arbeitsplatz kennenlernen
- Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklären
- Mappe mit Leitfäden, Stellenbeschreibung usw. übergeben
- Einführung durch Kollegen/Pate/Chef/HR,
- Um handlungsfähig zu werden: Schlüssel, Passwörter, PC, etc.
Einen kostenlosen Leitfaden "Wie gestalte ich den ersten Arbeitstag?" finden Sie hier zum Download.
Erste Arbeitswoche:
- Größeren Überblick über Dienstleistungen und Produkte geben
- Umfassendere EDV-Einweisunggeben
- erweiterte Aufgaben delegieren
- Gespräche mit dem Vorgesetzten über gegenseitige Erwartungen
- Usw. – je nach Tätigkeitsfeld, Unternehmensgröße, Branche
Alle Beiträge zum Thema "Onboarding" finden Sie auf dieser Themenseite.
Onboarding Phase für Interation
Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat eines Mitarbeiters im Unternehmen. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeiter immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen. Das Unternehmen unterstützt diese Zeitspanne durch:
- Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage bei mehreren neuen Mitarbeitern
- Teamintegration – durch aktive Teambildung
- Wissensvermittlung
- Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten
- Fortbildungsangebote
- Feedbackgespräch
- Einführung in Strategie und Unternehmensziele
- Angebote zum beruflichen Netzwerken
- Usw. – je nach Tätigkeitsfeld, Unternehmensgröße, Branche
Arbeitshilfe:
Einen Maßnahmenkatalog zur Mitarbeiterintegration finden Sie hier zum kostenlosen Download.
Weitere Themen zu HR-Software finden Sie auf dieser Themenseite.
Tipp: Wie gut ist Ihr Onboarding-Prozess bisher aufgestellt? Nehmen Sie an unserer Onboarding-Umfrage teil und sagen Sie uns, wo Sie noch Schwachstellen sehen. Als Dankeschön können Sie sich am Ende der Umfrage den Leitfaden "Notfallplan - Probleme in der Einarbeitungsphase" gratis herunterladen. Hier kommen Sie direkt zur Onboarding-Umfrage.
